Når man har en virksomhed, er det naturligvis essentielt at have styr på sine filer. Det skal være let og overskueligt, og det skal ikke være svært at finde det, man leder efter. Der findes mange forskellige måder at gøre dette på. Nogle er bedre end andre. En af de bedre måder er at skaffe sig et digitalt arkiveringssystem, også kaldet digital asset management.
Forskellige pakkeløsninger
Et digitalt arkiveringssystem kommer som regel i flere løsninger. Det vil sige at du ofte kan vælge mellem større og mindre versioner, alt efter hvad dine behov er. Mange steder fungerer det som en månedlig betaling, hvilket betyder at du kun betaler for de måneder du bruger systemet.
Da der findes mange forskellige udbydere, som for eksempel encode DAM, er der mere end rigeligt af muligheder. Det kan også gøre det svært at vælge. Derfor anbefales det at gøre brug af de prøveversioner, som mange udbydere tilbyder. På den måde kan du få et indblik i systemet, og se hvad der passer bedst til dig, inden du bestiller noget – Læs mere omkring emnet her.
Bedre sikkerhed for dine filer med digital asset management
Med et professionelt digital asset management system, er du sikret at alle dine filer, findes samme sted. Og da dette kan være risikabelt, har udbyderne af DAM sørget for, at systemet er top sikkert. Ligeledes er der også styr på GDPR-reglerne, så du heller ikke kommer til at begå fejl her.
Det er dig som leder, der er i fuld kontrol, hvilket betyder at du let kan bestemme, hvad der skal ske med filerne og hvornår de eventuelt skal kasseres.
Et godt overblik og opdaterede filer
Et digital asset management system er skabt for at give dig en samling af dine egne filer. Med et arkiveringssystem som dette, kan du spare dig selv for en masse besvær, når du skal finde en bestemt fil. Og dette gælder uanset hvilken type fil, der er tale om. DAM har nemlig fokus på multimediefiler, som for eksempel billeder, videoer og lyd.
Systemet kan også sikre dig, at dine filer er opdaterede. Det vil sige at du kan få en påmindelse, hver gang der er en fil, som er ved at være forældet. På den måde sørger du for, at din virksomhed har filer i de nyeste versioner. Det er rart at vide, når man skal lancere nyt marketing materiale.
Alle medarbejdere har adgang
Ofte på arbejdspladser foregår der en del filudveksling mellem medarbejderne. Det kan der ofte gå meget tid med, og der kan opstå problemer med filen undervejs. Den kan enten blive overskrevet, eller have en forkert version. Det behøver du ikke tænke på, i et system som dette. Her har alle medarbejdere adgang til de samme filer, og derfor opstår de førnævnte problemer ikke. Udover at det gør det nemmere for alle medarbejdere, så spares der også enorme mængder tid.
Er der tale om en international virksomhed, vil denne funktion også gøre det muligt at kontrollere filerne på andre fjerne afdelinger. Således har virksomheden nemmere ved at bevare et ensartet udtryk.
